De motor van de machine: het veelzijdige beroep van een secretaresse
Geplaatst op 19-04-2024 met als inspirator Clemens Bakker
In een wereld waar technologie voortdurend in ontwikkeling is en de dynamiek op de werkplek constant verandert, blijft één beroep stevig verankerd als de ruggengraat van organisaties over de hele wereld: de secretaresse. Terwijl we de jaarlijkse Secretaressedag vieren, is het passend om niet alleen hulde te brengen aan degenen die dit essentiële beroep uitoefenen, maar ook om stil te staan bij de evolutie van het secretariaat door de geschiedenis heen tot vandaag de dag.
Geschiedenis
De oorsprong van het secretaresseberoep kan worden teruggevoerd tot de oudheid.
Uit de Latijnse woorden Secretum (onderscheiden) en Secretarius (een persoon die zorg droeg voor vertrouwelijke informatie) blijkt de historische betekenis. Toentertijd werkten mannelijke Scribes in dienst van koningen en pausen. De functie bracht veel verantwoordelijkheid met zich mee omdat belangrijke informatie en vertrouwelijke correspondentie werd vastgelegd.
De middeleeuwen kenden ook secretariële beroepen, namelijk: een Secretarum en een monnik. Een Secretarum werkte voor een koning of een landheer en had voornamelijk taken als het schrijven en vertalen van teksten. Vanwege het feit dat destijds maar weinig mensen vreemde talen beheersten, genoot een Secretarum veel invloed. Monniken hielden zich ook bezig met het schrijven van teksten, maar richtten zich vooral op het kopiëren en vermenigvuldigen. Dit moeitevolle, tijdsintensieve werk bracht ons de uitdrukking monnikenwerk.
Rond 1800 was er sprake van sterke economische bloei door ontwikkeling van handelskantoren. Mannen deden daar aan typisch administratief werk: opmaken, versturen en archiveren van documenten. In de jaren 1840 en 1850 kwamen commerciële scholen op om mannelijke en vrouwelijke studenten de vaardigheden aan te leren die nodig waren om in een administratieve functie te werken. Sinds de uitvinding van de typemachine begonnen meer vrouwen het vakgebied te betreden. In de daaropvolgende jaren, vooral sinds de Eerste Wereldoorlog, werd de rol van secretaresse voornamelijk geassocieerd met vrouwen.
In 1930 bestond het overgrote deel van het administratieve personeel uit vrouwen, omdat zij vaker konden lezen en schrijven, uitstekend konden typen en bereid waren om voor lage lonen te werken. Hun rol bestond uit uitvoerende taken: telefoongesprekken voeren en notuleren vormden de kern van hun arbeid. Met de introductie van Windows 95 werden computernetwerken en administratieve dienstverlening geïntegreerd. Dit programma werd wereldwijd door de overgrote meerderheid van professionals gebruikt. De secretaresses uit de jaren '90 waren voorlopers op het gebied van computervaardigheden en hebben bijgedragen aan de diversificatie van de rol van de moderne secretaresse.
De moderne secretaresse
De moderne secretaresse heeft een evolutie ondergaan die haar rol heeft getransformeerd van traditionele administratieve ondersteuning naar een veelzijdige professional met een breed scala aan verantwoordelijkheden en vaardigheden. Deze veranderingen zijn het gevolg van technologische vooruitgang, veranderende bedrijfsbehoeften en een grotere nadruk op efficiëntie en samenwerking binnen organisaties.
Veelzijdigheid
Een van de meest opvallende kenmerken van de moderne secretaresse is haar veelzijdigheid. Hoewel haar hoofdtaken nog steeds bestaan uit notuleren, het beheren van agenda’s en het verzorgen van correspondentie, breidt het takenpakket steeds verder uit. Er wordt tegenwoordig van haar verwacht dat ze een breed scala aan taken uitvoert, variërend van projectmanagement en evenementenplanning tot het beheren van sociale media. Deze diversiteit aan taken vereist een groot aanpassingsvermogen en een vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
Communicatievaardigheden
Een andere belangrijke eigenschap van de moderne secretaresse is haar uitstekende communicatievaardigheden. Ze fungeert vaak als het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen en moet in staat zijn om effectief te communiceren via verschillende kanalen, waaronder e-mail, telefoon en in persoon. Bovendien moet ze in staat zijn om informatie duidelijk en beknopt over te brengen en om te gaan met mensen van diverse achtergronden en niveaus binnen de organisatie.
Managementondersteuning
Naast haar traditionele administratieve taken wordt van de moderne secretaresse verwacht dat ze een actieve rol speelt in het ondersteunen van het management en het bevorderen van efficiëntie binnen de organisatie. Dit kan onder meer het organiseren van vergaderingen en evenementen, het opstellen van rapporten en presentaties en het beheren van projecten en deadlines omvatten. Door haar organisatorische vaardigheden en proactieve houding kan de moderne secretaresse een waardevolle bijdrage leveren aan het succes van het bedrijf.
Uitdagingen
Een van de grootste uitdagingen waarmee moderne secretaresses worden geconfronteerd, is het omgaan met een snel veranderende en veeleisende werkomgeving. Ze moeten in staat zijn om te multitasken en onder druk te presteren, terwijl ze tegelijkertijd nauwkeurig en georganiseerd blijven. Daarnaast dienen ze voortdurend nieuwe technologieën en systemen te omarmen en hun vaardigheden en kennis actueel te houden om relevant te blijven in onze dynamische arbeidsmarkt. Een voorbeeld van deze nieuwe technologieën is Artificiële Intelligentie (AI). In ons artikel “Artificiële Intelligentie in de arbeidsmarkt: Hoe secretariële, financiële en HR-functies veranderen door technologische ontwikkeling” hebben wij uiteengezet op welke manier AI invloed kan gaan uitoefenen op onder andere het werk van een secretaresse.
Toekomstperspectief
Jaarlijks bracht het UWV een rapport uit dat de minst kansrijke beroepen omvat. In 2021 werd ook de secretaresse genoemd in het onderzoek. Het UWV lichtte toe dat dit komt door de bedreiging van digitalisering. Echter heeft niet iedere secretaresse onmiddellijke reden voor vrees. Met name de secretariële functies op lager en middelbaar niveau kunnen worden vervangen door slimme software en computersystemen. Voor de hoger opgeleide secretaresses is er een positiever toekomstbeeld. De vraag naar bijvoorbeeld directiesecretaresses is toegenomen. De reden hiervoor is dat er een trend heerst van managers die een andere manier van ondersteuning verlangen. Zij verwachten iemand aan hun zijde met hetzelfde denk- en handelingsniveau. In theorie zou de secretaresse zelfs kunnen inspringen bij vergaderingen en gesprekken als dat nodig is. De bekende uitvoerende taken die de secretaresse voor haar rekening nam, kunnen managers makkelijker zelf doen dan vroeger.
Sinds 2023 brengt het UWV geen rapporten meer uit over de minst kansrijke beroepen. De arbeidsmarkt is tegenwoordig dusdanig krap, dat er nauwelijks nog beroepen zijn met slechte baankansen. Dat wil overigens niet zeggen dat tussen beroepen geen verschil in concurrentie heerst. Voor de ene baan komt een werkzoekende nog steeds minder snel aan de slag dan voor het andere beroep. Om de individuele kans tot succes te vergroten, is het raadzaam om een open houding aan te nemen. Een positieve kijk op technologische veranderingen en opleidingsmogelijkheden komt de secretaresse enkel ten goede. Op die manier blijft de secretaresse de motor van de machine.
Wij van High Quality wensen je een fantastische secretaressedag!
Met medewerking van
Dit artikel is gebaseerd op een kennissessie, of inspiratie gegeven door Clemens Bakker
Meer achtergrondinformatie kun je vinden via LinkedIn