Voor onze twee bestuursleden zoeken we een pro-actieve secretaresse raad van bestuur die drie stappen vooruit denkt. Je vindt het prettig te opereren in een bestuurlijke context, je hebt strategisch inzicht en bent een gesprekspartner op bestuurlijk niveau. In deze rol ben jij de stabiele factor in een dynamische omgeving. Jij beheert niet alleen de agenda; jij regisseert de dag en zorgt dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt.
Je ondersteunt twee drukbezette bestuursleden. Jouw missie is simpel: zorg dat zij zich volledig kunnen focussen op de koers van de organisatie, omdat jij de rest onder controle hebt.
- Bewaking besluitvormingsprocessen: Samen met de bestuurssecretaris ben je verantwoordelijk voor ordentelijke besluitvormingsprocessen in het bestuur, het managementteam, de ondernemingsraad, de cliëntenmedezeggenschap en de raad van toezicht.
- Reputatiemanagement: je bent actief en alert op de interne en externe profilering van het bestuur. Je voelt je verantwoordelijk voor imago- en communicatiebewaking.
- Complex Agendabeheer: Jij puzzelt met prioriteiten en onvoorziene wijzigingen alsof het een schaakspel is. Je bewaakt de rust en zorgt dat er altijd voldoende voorbereidingstijd tussen de afspraken door zit.
- Mailbox Management: Jij filtert, prioriteert en handelt zaken zelfstandig af. Je weet precies welke e-mails directe actie vereisen en welke jij alvast kunt voorbereiden of zelf kunt oplossen.
- Proactieve Regie: Jij ziet de 'file' in de agenda al van verre aankomen. Je regelt die extra stukken alvast voordat erom gevraagd wordt en signaleert knelpunten nog voordat ze een probleem worden.
- Secretariële werkzaamheden: Notuleren van bestuurlijke overleggen, het maken van presentaties, correspondentie en het bewaken van actielijsten doe je zeer accuraat en met plezier.
Wij zoeken geen afwachter, maar een aanpakker met een 'zesde zintuig' voor organisatie.
- Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen, governance en besluitvormingsprocessen.
- Je bent een vooruitkijker: Je kijkt niet naar vandaag, maar naar volgende week en volgende maand.
- Probleemoplosser pur sang: Als er iets misgaat, kom je met mogelijke oplossingen.
- Communicatief sterk: Je bent de gatekeeper, maar wel een die met flair en diplomatie communiceert op elk niveau.
- Discreet en integer: Je werkt met zeer vertrouwelijke informatie en voelt feilloos aan hoe je hiermee om moet gaan.
- Je kunt zelfstandig dossiers voorbereiden, besluitvorming ondersteunen en bewaakt voortgang van acties, besluiten en bestuurlijke processen.
- Ervaring: Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol op bestuursniveau.
- HBO+/WO denk- en werkniveau
- Jij hebt humor en veel plezier in je werk
- Een uitdagende positie in het hart van de organisatie
- Veel vrijheid, zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid
- Een maatschappelijk betrokken werkomgeving
- Korte lijnen en een informele werksfeer
- Een functie voor 32 tot 36 uur per week
- Een salaris tot €5.300 bruto per maand op basis van 36 uur
- Een functie waarbij je grotendeels vanuit kantoor werkt (minimaal 4 dagen op kantoor)
High Quality Recruitment ondersteunt Stichting Prisma exclusief in deze procedure. Dit betekent dat reacties van andere bureaus niet op prijs worden gesteld. Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Brett Michiels, bereikbaar via b.michiels@high-quality.nl of 06 21 93 79 65.
Stichting Prisma ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij wonen, werken, leren en vrije tijd. De organisatie zet zich dagelijks in voor een zo zelfstandig en waardevol mogelijk leven voor cliënten, met aandacht voor kwaliteit, ontwikkeling en persoonlijke regie.
Je werkt vanuit het centrale kantoor in Waalwijk binnen een betrokken en professionele en warme organisatie waar samenwerking centraal staat. Binnen het senior supportteam werk je nauw samen met onder andere de bestuurssecretaris en de (toekomstige) office manager. De sfeer is professioneel, mensgericht en dynamisch. Er is veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken over hoe de bestuurlijke ondersteuning verder kan worden versterkt.
