Directiesecretaresse

In deze rol als Directiesecretaresse kom je te werken voor een organisatie die zich inzet voor vluchtelingen. Dat betekent dan ook werken met je hart en met je hoofd.

Je komt te werken op een secretariaat met 4 directe collega's (3 management assistants en de teamlead/directiesecretaris), waarbij je de bestuurder en enkele directieleden ondersteunt. Iedereen op het secretariaat heeft eigen focus in ondersteuning, maar kan elkaar overnemen bij afwezigheid. Daarnaast zijn er een aantal gemeenschappelijke taken die vanuit het secretariaat worden uitgevoerd. 

In deze rol ben je verantwoordelijk voor;

• Complex agendabeheer. Dit doe je zelfstandig, maar vooral ook in afstemming met je collega ondersteuners.
• Je plant en organiseert vergaderingen en overleggen.
• Je verzorgt correspondentie en zorgt ervoor dat deze correct wordt gearchiveerd.
• Je beheert de mailbox van de directieleden, pakt op wat je zelf kunt afhandelen, attendeert de directieleden op belangrijke zaken en voorziet hen van vergaderstukken.
• Je behoudt overzicht en schakelt snel wanneer er zaken in de planning veranderen.
• Je denkt vooruit en hebt een belangrijke en signalerende functie.

Kortom, je hebt een zeer centrale plek binnen een dynamische organisatie die dicht op de maatschappij zit. De functie biedt ruimte voor eigen inbreng en initiatief en vanuit een leuk en collegiaal team zorg je ervoor dat alle organisatorische zaken voor management en directie soepel verlopen.