Interim Directiesecretaresse - (ingevulde vacature)

In deze verantwoordelijke service verlenende functie als Interim Directiesecretaresse ontlast jij de directeuren en de bestuurder bij hun werkzaamheden. Je voorziet hen proactief en vaak ongevraagd van benodigde informatie. Door jouw inbreng worden de bestuurder en de directeuren ontlast van administratieve zaken, waardoor zij zich kunnen richten op en bezig houden met het besturen van de organisatie. Bij alle werkzaamheden benut je maximaal de mogelijkheden van automatisering en informatisering om tot een goede management ondersteuning en efficiënte secretariële uitvoering te komen. Je werk nauw samen met je directe collega's (3) op het secretariaat en samen zorgen jullie ervoor dat de bestuurder en bestuurder optimaal worden ondersteunt. Je takenpakket bestaat o.a. uit:

• Het selecteren en beoordelen van schriftelijke en digitale post gericht aan de bestuurder en/of de organisatie, de directeuren en de Raad van Toezicht; je vat deze eventueel samen en informeert hiermee de betrokkenen
• Je verwerkt zelfstandig diverse concepten, teksten en overzichten
• Je behandelt en beantwoordt zelfstandig correspondentie aan de hand van summiere gegevens en zorgt voor een passende archivering. Je bent in staat om je communicatiestijl aan te passen aan de ontvanger (collega’s, ouders/verwanten, cliënten, externe partijen) en voelt dit als van nature aan
• Agendabeheer; je beheert de agenda en regelt interne en externe afspraken voor de bestuurder en de directeuren
• Bewaking van termijnen en procedures en afspraken. Bent op de hoogte van de diverse beleidscycli en weet hierin tijdig te acteren en zaken aan elkaar te verbinden.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
• Het onderhouden van interne en externe contacten en je handelt waar mogelijk gesprekken zelf af en je bewaakt voortgang van lopende procedures