Interim Personal Assistant - (ingevulde vacature)

Als Interim Personal Assistant ben jij de steun en toeverlaat van de bewindspersoon. Je werkt nauw samen met je directe secretariële collega's, de adviseurs, de kamerbewaarders en de chauffeurs. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van de bewindspersoon. Je zorgt voor een overzichtelijke agenda, signaleert vroegtijdig knelpunten en verzorgt netjes en accuraat de stukkenstroom tussen bewindspersoon en het departement. Je bent een belangrijke schakel tussen de bewindspersoon en de ambtelijke organisatie. Je onderhoudt contact met externe partijen en bent op die manier een visitekaartje voor de bewindspersoon. Je bent net als je collega’s, als dat nodig is, bereid om tijdens afwezigheid van collega’s waar te nemen bij een andere bewindspersoon. Je takenpakket bestaat o.a. uit: 

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van en aan de bewindspersonen
• Je beheert de agenda van de bewindspersoon, beoordeelt de uitnodigingen en stelt prioriteiten bij het maken van afspraken
• Je onderhoudt voor de bewindspersoon interne en externe contacten, zowel nationaal als internationaal
• Je beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken, stukken en correspondentie op inhoud en urgentie. Je stelt prioriteit bij de afhandeling, verstrek je als dat mogelijk is zelf de benodigde informatie, of verwijs je naar de betrokken onderdelen binnen het departement of andere instanties
• Je coördineert samen met de adviseurs van bewindspersoon en de politiek assistenten de informatiestroom over afspraken, vragen en stukken
• Je houdt het archief bij