Executive Assistent / Operations Manager

Wij zijn voor het team van een Managing Partner en 5 Associated Partners op zoek naar een Executive Assistent / Operations Manager die de organisatie en de Managing Partner ondersteunt bij alle projecten waarin wij betrokken zijn. We zijn op zoek naar een getalenteerde en gedreven manager voor 28 tot 32 uur per week.

Operationeel ben je in hoofdlijnen verantwoordelijk voor:

• Verschillende vormen van communicatie met alle relaties op hoog niveau;
• Projectmanagement voor alle opdrachten, inclusief complex agenda beheer;
• Evenementen en overige initiatieven op het gebied van marketing & communicatie;
• Alle (financiële) administratie en communicatie met de boekhouder;
• Alle contacten met leveranciers en samenwerkingspartners.

In de functie van Executive Assistent / Operations Manager ben jij de rechter- en linkerhand van de Managing Partner. Je ondersteunt haar bij haar werkzaamheden en zorgt dat alle zaken succesvol worden voorbereid en afgerond. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner. Naast dat je de planning verzorgt en bewaakt stuur je ook bij wanneer deadlines of afspraken niet haalbaar blijken te zijn. Je stelt hierbij kaders op het juiste moment en geeft feedback.

Het gaat om een zeer gevarieerde en zelfstandige rol waarin veel te leren en te ontwikkelen is. De combinatie van de werkzaamheden betekent dat je voortdurend schaakt op verschillende borden, een goed ontwikkeld gevoel hebt voor het “managen” van zakelijke relaties op hoog niveau en gewend bent met vertrouwelijke informatie om te gaan. Je zorgt voor continuïteit in beleidsvoering en regelmaat in de dag. Dankzij jou worden langdurige projecten ingekort en de werkwijze gestructureerd. Jij zorgt voor communicatie naar het team en de buitenwereld. Jouw ideeën en gedachtes worden altijd zeer gewaardeerd, in de teammeetings of in de projecten waar je medeverantwoordelijk voor bent.

Werken met een internationale scope brengt uiteraard ook het nodige ad-hoc werk met zich mee, waarbij steeds een beroep wordt gedaan op jouw pro-activiteit en organisatiesensitiviteit. Jouw toegevoegde waarde voor NGL bestaat uit het opereren tussen de linies, de spin in het web die processen beter laat verlopen en het team het comfort geeft zich te kunnen focussen op hoofdzaken.

De uitdaging van deze functie zit vooral in de context waarin je komt te werken; internationaal, hoog opgeleid, ambitieus en in verschillende werkvelden met verschillende achtergronden. Voor de ideale kandidaat is deze context de motor om elke keer in actie te komen, lijnen met elkaar te verbinden en ons team te attenderen op gevoeligheden die zij mogelijk zelf over het hoofd zouden zien.