Personal Assistant - (ingevulde vacature)

Als Personal Assistant ben jij de rechterhand van universiteitshoogleraar Bert Weckhuysen (https://bertweckhuysen.com) en ondersteun je hem in zijn rol als leidinggevende van zijn internationale onderzoeksgroep. Hij is tevens wetenschappelijk directeur van het Netherlands Center for Multiscale Catalytic Energy Conversion (MCEC; https://mcec-researchcenter.nl) en het Advanced Research Center, Chemical Building Blocks for Sustainable Future (ARC CBBC; https://arc-cbbc.nl).

In deze dynamische functie ben je in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt de hoogleraar over de juiste informatie voor zijn afspraken. Jouw pro-activiteit laat zien dat je weet welke uitdagingen er liggen. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en toont eigenaarschap.

Verder zijn een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must. Je bezit een hoge mate van zelfstandigheid en senioriteit in deze functie. Je bent analytisch sterk, kan op niveau meedenken, signaleert actief en kunt, waar nodig, zelfstandig beslissingen nemen. Je staat stevig in je schoenen zodat je als sparringpartner kunt optreden. Je kunt goed omgaan met feedback en geeft zelf feedback waar nodig. Je werkt samen met twee collega’s van het algemene secretariaat van de groep Inorganic Chemistry and Catalysis. Tevens ben je lid van het Management Ondersteuningsteam.

Veel voorkomende werkzaamheden zijn:

• Zeer complex agendabeheer in Outlook
• Het in goede banen leiden van mailverkeer in de mailbox van de hoogleraar. Prioriteiten stellen en waar mogelijk al (voorbereidende) acties nemen
• Het voorbereiden van de wekelijkse staf en tweewekelijkse MOT meetings, het maken van actielijsten en het monitoren van de acties
• Plannen en organiseren van dienstreizen naar binnen- en buitenland
• Afhandelen mail, post, telefoon en declaraties